So einfach funktioniert die steueroptimierte Bezuschussung von Kantinenessen durch den Arbeitgeber in 2023

Leckeres Essen zum Schnäppchenpreis!

Die Ernährung spielt eine entscheidende Rolle für unsere Gesundheit und das Wohlbefinden. Gerade im Arbeitsalltag bleibt oft wenig Zeit für eine ausgewogene Mahlzeit. Eine beliebte Anlaufstelle für Arbeitnehmer sind Kantinen, für die auch Zuschüsse durch den Arbeitgeber gewährt werden können. In diesem Blogartikel zeigen wir die Möglichkeiten und steuerlichen Spielregeln der Bezuschussung von Kantinenessen sowie die Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf.

1. Was sind Sachbezugswerte und wie werden sie berechnet?

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten anzubieten. Der Zuschuss ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig und wird als sogenannter Sachbezug über die Lohnabrechnung verrechnet. Neben der Lohnsteuer fallen innerhalb der Beitragsbemessungsgrenzen auch Abgaben zur Sozialversicherung an.

Für 2023 gelten folgende Sachbezugswerte:

Frühstück: EUR 2,00
Mittagessen: EUR 3,80
Abendessen: EUR 3,80

Die Sachbezugswerte stellen eine Bewertung des steuerlichen Vorteils dar, den ein Arbeitgeber durch die unentgeltliche Überlassung gewährt. Der tatsächliche Preis des Essens darf EUR 30,00 nicht übersteigen. Auch bei Auswärtstätigkeiten oder betrieblichen Veranstaltungen, bei denen der Arbeitgeber die Verpflegung stellt, muss der geldwerte Vorteil entsprechend versteuert werden. Bei besonderen Anlässen, wie Kundenbesprechungen oder außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, sowie bei Betriebsveranstaltungen bis EUR 110,00 entsteht jedoch kein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Beispiel:
Ein Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern Essensgutscheine für die hauseigene Kantine zur Verfügung. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer dort kostenlos essen kann. Allerdings muss dieser geldwerte Vorteil dann in Höhe von EUR 3,80 auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters berücksichtigt und versteuert werden.

2. Welche Möglichkeiten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um die zusätzliche Besteuerung zu vermeiden oder vermindern?

Zuzahlungen in Höhe des Sachbezugswertes
Arbeitnehmer haben die Möglichkeit eine Zuzahlung zu den Mahlzeiten zu leisten, um eine Versteuerung des geldwerten Vorteils zu mindern oder dieser vollkommen zu entgehen. Wenn die Zuzahlung den amtlichen Sachbezugswert erreicht oder übersteigt, ist sogar die gesamte Mahlzeit für den Mitarbeiter steuerfrei. Erreicht die Zuzahlung nicht die volle Höhe des Sachbezugswerts, ist die Differenz steuerpflichtig.

Beispiel:
Ein Kantinenessen im Wert von EUR 6,00 wird mit EUR 2,00 vom Arbeitgeber bezuschusst. Den Restbetrag in Höhe von EUR 4,00 bezahlt der Arbeitnehmer selber. Da die Zuzahlung des Arbeitnehmers den Sachbezugswert von EUR 3,80 übersteigt, liegt kein Sachbezug vor und die Mahlzeit ist komplett steuerfrei.

Bezuschusst der Arbeitgeber das Essen hingegen mit einem Betrag von EUR 3,00 ergibt sich Folgendes: Der Arbeitnehmer bezahlt einen Eigenanteil von EUR 3,00. Dieser Betrag liegt EUR 0,80 unter dem Sachbezugswert. Die Differenz von EUR 0,80 gilt demnach als Sachbezug und ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Pauschalbesteuerung des Sachbezuges möglich
Weiterhin hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die Sachbezugsgrenze pauschal mit 25% Steuern abzuführen. Die Mahlzeit ist für den Arbeitnehmer dann steuer- und beitragsfrei.

Zuschüsse nicht nur für betriebseigene Kantine möglich
Nein, neben der betriebseigenen Kantine ist die Bezuschussung auch für verpachtete Kantinen möglich. Alternativ kann sogar mit benachbarten Restaurants zusammengearbeitet werden. Um einen Missbrauch zur Barlohnumwandlung zu verhindern, darf der Gesamtwert der Mahlzeit EUR 6,90 nicht übersteigen. Sobald die Differenz zum amtlichen Sachbezugswert von EUR 3,80 um mehr als EUR 3,10 überschritten wird, muss der Gesamtwert der Mahlzeit versteuert werden. Der Arbeitnehmer verliert dadurch seinen steuerlichen Vorteil.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bezuschussung von Mahlzeiten für Mitarbeiter eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer darstellt. Mitarbeiter profitieren von regelmäßigen und günstigen Mahlzeiten am Arbeitsplatz und Arbeitgeber können ihre Mitarbeiterbindung, Motivation und Produktivität steigern. Doch es gibt einige Regelungen zu beachten, um die steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen.

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung zu dem Thema benötigst, stehen wir als PBS gerne zur Verfügung. Wir sind auf die Beratung von Lohnoptimierungen spezialisiert und bieten Arbeitgebern im Bereich Personalmanagement ein umfassendes Leistungsspektrum zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen an.

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