Begleitung von Außenprüfungen

Der Eingang einer Prüfungsanordnung als Ankündigung einer Betriebsprüfung bzw. sog. steuerlichen Außenprüfung von Finanzbehörden oder der Zollverwaltung führt bei Unternehmern regelmäßig zu einer gewissen Nervosität. Neben möglichen Steuernachzahlungen und dem großen Aufwand, den die Prüfung verursacht, können auch Steuerhinterziehungen aufgedeckt werden, die eine Ausdehnung der Prüfung sowie entsprechende strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen. Aber ärgern Sie sich nicht! Betriebsprüfungen gehören nun einmal zu einer unternehmerischen Tätigkeit dazu, genauso wie das Anmahnen säumiger Kunden. Positiv ist direkt zu Beginn, dass die Betriebsprüfung in der Regel angekündigt wird und Sie dank dessen mit dem zuständigen Prüfer vorab erste organisatorische Themen besprechen und abstimmen können. Auch gängig – aber weitaus unangenehmer – sind unangekündigte Betriebsprüfungen.

Wer und was wird eigentlich wann und von wem geprüft?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen geprüft werden. Während Großkonzerne teilweise fortlaufend geprüft werden, haben manche kleinen und mittelständischen Unternehmen das Glück, mitunter über viele Jahre gar nicht geprüft zu werden.

Der Verlauf und der Umfang der Betriebsprüfung ergeben sich aus der schriftlichen Prüfungsanordnung. Darin wird die Rechtsgrundlage für die Prüfung, der Name des Prüfers, Termin und Ort der Prüfung, Prüfungsbeginn, Prüfungszeitraum (meist drei Wirtschaftsjahre) und der sachliche Prüfungsumfang (in der Regel die zu prüfenden Steuerarten) mitgeteilt.

Das Steuerrecht sieht – im Gegensatz zum Sozialversicherungsrecht - grundsätzlich keinen Turnus für Betriebsprüfungen vor. Großbetriebe werden in Abhängigkeit von bestimmten Umsatz- und Gewinngrößen teils sogar jährlich geprüft. Der Prüfungsturnus für klein- und mittelständische Unternehmen liegt dagegen im Ermessen der Finanzverwaltung. Teilweise bestimmen Branchenthemen (z.B. Versandhandel) oder gesetzliche Anpassungen (z.B. Kassenbuchführung) über eine Prüfung. Andererseits können aber auch anonyme Anzeigen, Kontrollmitteilungen oder der reine Zufall zu einer Betriebsprüfung führen.

Im Rahmen der Außenprüfung kann sich das Finanzamt einen tatsächlichen Überblick über das Unternehmen und den Geschäftsbetrieb machen, statt nur Jahresabschlüsse und Steuererklärungen aus der Amtsstube zu untersuchen. Dabei werden naturgemäß zuerst die Bilanzen und steuerlichen Gewinnermittlungen sowie Steuererklärungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit überprüft. Daneben gibt es abhängig vom Unternehmen, der zugehörigen Branche, der Größenklasse des Unternehmens oder auch aufgrund von speziellen Prüffeldern der Finanzverwaltung diverse Schwerpunkte in Prüfungen. Diese können die Überprüfung und Verprobung der Einnahmenseite als auch die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Art und Höhe von Betriebsausgaben beinhalten. Wer glaubt, die Finanzbehörden wühlen tagelang in irgendwelchen Ordnern und Papieren, der irrt. Mittlerweile laufen immer mehr Betriebsprüfungen digital ab. Aufbauend auf den digital zur Verfügung gestellten Daten aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung analysieren die Prüfungsdienste mit Hilfe einer Prüfsoftware Schwachstellen und Unregelmäßigkeiten. Darüber hinaus können Finanzbehörden zahlreiche Datenbanken anzapfen und so Unternehmen zu geringe Aufschlagssätze nachweisen oder Rückfragen zu Buch- und Belegnachweisen anstellen.

Jede Betriebsprüfung wird mehr oder weniger als Last empfunden, unabhängig von der Häufigkeit und der Art der Prüfungen. Das Unternehmen oder der Steuerberater müssen Räumlichkeiten für die Prüfer, Ansprechpartner und zahlreiche Unterlagen zur Verfügung stellen. Das bindet Kapazitäten. Zudem lässt sich teils nicht verhindern, dass die Geschäftsleitung oder leitende Angestellte bei der Betriebsprüfung mitwirken müssen.

Überblick der Betriebsprüfungen

  • Steuerliche Außenprüfung
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Lohnsteuer-Sonderprüfung
  • Kassennachschau
  • Sozialversicherungsprüfung
  • Zollprüfung

Dem Außenprüfer sind in seinen Befugnissen rechtliche Grenzen gesetzt und der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung verpflichtet. Dies ist in den meisten Fällen allein schon deshalb ratsam, weil das Finanzamt letztlich bei fehlender oder mangelnder Mitwirkung auch über das Mittel der Schätzung verfügt, die nahezu immer zu Lasten des Steuerpflichtigen ausfallen wird.

Haben Sie als Unternehmer sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter eingestellt, wird Sie in der Regel alle drei Jahre die Deutschen Rentenversicherung besuchen und neben den sozialversicherungsrechtlichen Themen auch Abgabepflichten nach der Künstlersozialkasse unter die Lupe nehmen.

Mit den Zollbehörden haben glücklicherweise nicht alle Unternehmen zu tun. Aber insbesondere in den Branchen Bau, Transport – und Logistik sowie Gaststätten- und Hotelgewerbe gehören die Besuche der Zollbehörden zum Alltag.

Wir bei PBS haben umfangreiche Erfahrungen mit Betriebsprüfungen, u.a. da wir teils selbst in der Finanzverwaltung ausgebildet wurden und uns die Abläufe entsprechend geläufig sind.

Darüber hinaus leben wir Respekt und Fairness auch gegenüber den Prüfungsbehörden. Denn das Verständnis für die Gegenseite und Gespräche auf Augenhöhe haben schon so manches Problem schnell gelöst, selbst in zuvor festgefahrenen Situationen.

Der Prüfer stellt üblicherweise im Laufe der Prüfung schriftlich oder mündlich Fragen zu den für ihn klärungsbedürftigen Sachverhalten. Er fordert eventuell weitere Unterlagen an und bespricht seine weiteren Absichten und Erkenntnisse.

Nach Aufklärung und rechtlicher Würdigung der steuerlichen Sachverhalte werden vom Prüfer Feststellungen getroffen und dem Steuerpflichtigen bzw. seinem Berater schriftlich mitgeteilt. Dieser erhält daraufhin die Möglichkeit, dazu Stellung zu nehmen.

Die danach vom Prüfer ggf. überarbeiteten Feststellungen werden in einer Schlussbesprechung mit dem Steuerpflichtigen und seinem Vertreter erörtert. Dabei können und sollen Fragen geklärt, die Standpunkte besprochen und steuerliche Auswirkungen aufgezeigt werden.
Im Anschluss an die Schlussbesprechung erstellt der Prüfer den Prüfungsbericht. Auf dessen Grundlage, eventuell nach nochmaliger Rücksprache zu strittigen Punkten, werden anschließend, soweit erforderlich und zulässig, neue Steuerbescheide erlassen. Diese können dann durch Rechtsmittel, in der Regel durch Einspruch, angefochten werden.
Unsere Aufgabe beginnt schon weit vor der eigentlichen Prüfung. Denn die Grundlage für eine reibungslose und unkomplizierte Prüfung wird häufig schon durch die Qualität der Lohn- und Finanzbuchhaltung bestimmt. Je besser wir an diesen Stellen performed haben und je intensiver der Austausch zwischen Mandant und PBS gewesen ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, die Betriebsprüfung ohne Steuernachzahlungen zu beenden. Es wäre nicht das erste Mal bei uns!
Aber natürlich beschränkt sich eine Betriebsprüfung nicht ausschließlich auf grundlegende Themen aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung. Daher stehen wir Ihnen in Prüfungsfällen als versierte Steuerberater ab Eingang der Prüfungsanordnung beratend zur Seite. Neben der fachlichen Kompetenz und der Kenntnis über die aktuelle Rechtsprechung ist dabei insbesondere die langjährige Erfahrung über den Ablauf der Betriebsprüfung und der Umgang mit den Betriebsprüfern ein großer Vorteil. Wir klären Sie während der laufenden Prüfung über ihre Rechte und Pflichten auf, unterstützen bei der Aufklärung kritischer Sachverhalte und bieten – wenn nötig – dem Prüfer rechtlich die Stirn.
Es ist im Übrigen nicht zwingend notwendig, dass Sie bereits unser Mandant sind, bevor wir eine Betriebsprüfung in Ihrem Auftrag begleiten. Auf Wunsch schalten wir uns auch erst nach Eingang einer Prüfungsanordnung ein oder wickeln eine Betriebsprüfung im Auftrag für Berufskollegen ab. Wir garantieren dabei höchste Professionalität und Mandatsschutz.

UNSERE LEISTUNGEN:

  • Prüfung, Sichtung und Aufbereitung der Unterlagen nach Einreichung durch die Mandantschaft in unserer Kanzlei vor Beginn der Betriebsprüfung
  • Mitwirkung und Begleitung der steuerlichen Betriebsprüfung in unseren Kanzleiräumen oder in den Geschäftsräumen unserer Mandanten
  • Stellungnahmen und Zusammenstellungen von geforderten Unterlagen und Nachweisen gegenüber dem Betriebsprüfer
  • Jederzeitige Information des Mandanten über den aktuellen Stand der Prüfung
  • Durchführung der Schlussbesprechung mit dem Betriebsprüfer und ggfs. Sachgebietsleiter (auf Wunsch auch zusammen mit der Mandantschaft)
  • Prüfung des Berichts über die durchgeführte steuerliche Betriebsprüfung
  • Prüfung der evtl. daraufhin ergehenden geänderten Steuer- und Feststellungsbescheide
  • Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei Einsprüchen bzw. Klageverfahren, sollte es im Rahmen der Prüfung nicht zur gewünschten Lösung gekommen sein

IHRE VORTEILE:

  • professionelle Betreuung der Betriebsprüfer schafft eine gute Arbeitsatmosphäre
  • Stellung der Räumlichkeiten und des Personals führt zur Entlastung ihrer Kapazitäten
  • langjährige Erfahrung hilft Risiken frühzeitig zu erkennen und Probleme zu lösen
  • Zugang zu innovativen Prüfmodellen, Datenbanken und Rechtsprechungen
  • Steuerung und Priorisierung des Informationsflusses gegenüber den Prüfern

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