Begleitung von Außenprüfungen

Der Eingang einer Prüfungsanordnung als Ankündigung einer Betriebsprüfung bzw. sog. steuerlichen Außenprüfung von Finanzbehörden oder der Zollverwaltung führt bei Unternehmern regelmäßig zu einer gewissen Nervosität. Neben möglichen Steuernachzahlungen und dem großen Aufwand, den die Prüfung verursacht, können auch Steuerhinterziehungen aufgedeckt werden, die eine Ausdehnung der Prüfung sowie entsprechende strafrechtliche Konsequenzen mit sich bringen. Aber ärgern Sie sich nicht! Betriebsprüfungen gehören nun einmal zu einer unternehmerischen Tätigkeit dazu, genauso wie das Anmahnen säumiger Kunden. Positiv ist direkt zu Beginn, dass die Betriebsprüfung in der Regel angekündigt wird und Sie dank dessen mit dem zuständigen Prüfer vorab erste organisatorische Themen besprechen und abstimmen können. Auch gängig – aber weitaus unangenehmer – sind unangekündigte Betriebsprüfungen.

Wer und was wird eigentlich wann und von wem geprüft?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen geprüft werden. Während Großkonzerne teilweise fortlaufend geprüft werden, haben manche kleinen und mittelständischen Unternehmen das Glück, mitunter über viele Jahre gar nicht geprüft zu werden.

Der Verlauf und der Umfang der Betriebsprüfung ergeben sich aus der schriftlichen Prüfungsanordnung. Darin wird die Rechtsgrundlage für die Prüfung, der Name des Prüfers, Termin und Ort der Prüfung, Prüfungsbeginn, Prüfungszeitraum (meist drei Wirtschaftsjahre) und der sachliche Prüfungsumfang (in der Regel die zu prüfenden Steuerarten) mitgeteilt.

Das Steuerrecht sieht – im Gegensatz zum Sozialversicherungsrecht - grundsätzlich keinen Turnus für Betriebsprüfungen vor. Großbetriebe werden in Abhängigkeit von bestimmten Umsatz- und Gewinngrößen teils sogar jährlich geprüft. Der Prüfungsturnus für klein- und mittelständische Unternehmen liegt dagegen im Ermessen der Finanzverwaltung. Teilweise bestimmen Branchenthemen (z.B. Versandhandel) oder gesetzliche Anpassungen (z.B. Kassenbuchführung) über eine Prüfung. Andererseits können aber auch anonyme Anzeigen, Kontrollmitteilungen oder der reine Zufall zu einer Betriebsprüfung führen.

Im Rahmen der Außenprüfung kann sich das Finanzamt einen tatsächlichen Überblick über das Unternehmen und den Geschäftsbetrieb machen, statt nur Jahresabschlüsse und Steuererklärungen aus der Amtsstube zu untersuchen. Dabei werden naturgemäß zuerst die Bilanzen und steuerlichen Gewinnermittlungen sowie Steuererklärungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit überprüft. Daneben gibt es abhängig vom Unternehmen, der zugehörigen Branche, der Größenklasse des Unternehmens oder auch aufgrund von speziellen Prüffeldern der Finanzverwaltung diverse Schwerpunkte in Prüfungen. Diese können die Überprüfung und Verprobung der Einnahmenseite als auch die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Art und Höhe von Betriebsausgaben beinhalten. Wer glaubt, die Finanzbehörden wühlen tagelang in irgendwelchen Ordnern und Papieren, der irrt. Mittlerweile laufen immer mehr Betriebsprüfungen digital ab. Aufbauend auf den digital zur Verfügung gestellten Daten aus der Lohn- und Finanzbuchhaltung analysieren die Prüfungsdienste mit Hilfe einer Prüfsoftware Schwachstellen und Unregelmäßigkeiten. Darüber hinaus können Finanzbehörden zahlreiche Datenbanken anzapfen und so Unternehmen zu geringe Aufschlagssätze nachweisen oder Rückfragen zu Buch- und Belegnachweisen anstellen.

Jede Betriebsprüfung wird mehr oder weniger als Last empfunden, unabhängig von der Häufigkeit und der Art der Prüfungen. Das Unternehmen oder der Steuerberater müssen Räumlichkeiten für die Prüfer, Ansprechpartner und zahlreiche Unterlagen zur Verfügung stellen. Das bindet Kapazitäten. Zudem lässt sich teils nicht verhindern, dass die Geschäftsleitung oder leitende Angestellte bei der Betriebsprüfung mitwirken müssen.

Überblick der Betriebsprüfungen

  • Steuerliche Außenprüfung
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Lohnsteuer-Sonderprüfung
  • Kassennachschau
  • Sozialversicherungsprüfung
  • Zollprüfung

Dem Außenprüfer sind in seinen Befugnissen rechtliche Grenzen gesetzt und der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung verpflichtet. Dies ist in den meisten Fällen allein schon deshalb ratsam, weil das Finanzamt letztlich bei fehlender oder mangelnder Mitwirkung auch über das Mittel der Schätzung verfügt, die nahezu immer zu Lasten des Steuerpflichtigen ausfallen wird.

Haben Sie als Unternehmer sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter eingestellt, wird Sie in der Regel alle drei Jahre die Deutschen Rentenversicherung besuchen und neben den sozialversicherungsrechtlichen Themen auch Abgabepflichten nach der Künstlersozialkasse unter die Lupe nehmen.

Mit den Zollbehörden haben glücklicherweise nicht alle Unternehmen zu tun. Aber insbesondere in den Branchen Bau, Transport – und Logistik sowie Gaststätten- und Hotelgewerbe gehören die Besuche der Zollbehörden zum Alltag.

Wir bei PBS haben umfangreiche Erfahrungen mit Betriebsprüfungen, u.a. da wir teils selbst in der Finanzverwaltung ausgebildet wurden und uns die Abläufe entsprechend geläufig sind.

Darüber hinaus leben wir Respekt und Fairness auch gegenüber den Prüfungsbehörden. Denn das Verständnis für die Gegenseite und Gespräche auf Augenhöhe haben schon so manches Problem schnell gelöst, selbst in zuvor festgefahrenen Situationen.

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