Mitarbeiterentsendungen

Immer mehr Unternehmen agieren grenzüberschreitend und entsenden ihre Mitarbeiter ins Ausland. Sei es für den Aufbau einer Fertigungs- oder Vertriebsstruktur im ausländischen Staat oder die Durchführung von langfristigen Kundenaufträgen oder sonstiger Projekte. Global Mobility und Expatriats-Management sind zu feststehenden Begriffen in der Arbeitswelt geworden - insbesondere in Personalabteilungen. Mit Auslandsentsendungen verknüpft sind eine Reihe komplexer rechtlicher und steuerlicher Anforderungen, die alle Beteiligten vor hohe Herausforderungen stellen können. Gern nehmen wir diese mit Ihnen auf.

Außerdem sind wir ihr Ansprechpartner bei internationalen Mitarbeitereinsätzen. Wir beraten Unternehmen und Entsendeunternehmen ebenso wie die betroffenen Mitarbeiter umfassend hinsichtlich der rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen im Vorfeld einer Entsendung – und unterstützen auch bei den nachfolgenden Steuererklärungspflichten.

Aus unserem Leistungsangebot Mitarbeiterentsendungen:

  • Prüfung und Beratung der steuerrechtlichen Folgen der Entsendung für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Abwicklung der lohnsteuerlichen Folgen für den Arbeitgeber in Deutschland und im Zielland
  • Erstellung der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers im Zielland und Deutschland unter Berücksichtigung der persönlichen Verhältnisse und Wahl der geeigneten Veranlagungsform
  • Prüfung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts und Folgen für die Sozialversicherungspflicht für Arbeitgeber und den entsandten Arbeitnehmer im Heimat- und Zielland
  • Durchführung der Sozialversicherungsrechtlichen Pflichten des Arbeitgebers in Deutschland
  • Unterstützung bei der Beantragung notwendiger sozialversicherungsrechtlicher Bescheinigungen (bspw. Bescheinigung A1, D/USA 101, Ausnahmevereinbarungen)
  • Erstellung und Überprüfung von Entsendungsvereinbarungen
  • Prüfung von Vergütungsabreden und der lohnsteuerlichen Auswirkungen bestimmter Kostenübernahmen

Bei einer Mitarbeiterentsendung ins Ausland entstehen in der Regel umfassende steuerliche Konsequenzen für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer gleichermaßen. Hier ist die Grundfrage immer zunächst, in welchem Staat ist das Gehalt zu versteuern (und in welchem nicht)?

Für den Arbeitgeber ergeben sich hieraus Auswirkungen auf die Lohnsteuer im Inland und ggf., welche lohnsteuerliche Pflichten im Ausland zu berücksichtigen sind. Hier ist häufig eine Freistellungsbescheinigung für den deutschen Lohnsteuerabzug erforderlich, wenn es zu einer Lohnsteuerpflicht im Ausland kommt. Hinzu kommen Fragen der lohnsteuerlichen Einordnung der zusätzlichen Kosten der Entsendung, wie Umzug, Reisekosten, erhöhte oder zusätzliche Lebenskosten im Ausland („Housing cost“), Sprachunterricht, die oft vom Arbeitgeber getragen werden (Kostenersatz oder geldwerter Vorteil).

Betriebsstätten im Entsendungsland können eine besondere Bedeutung bei der steuerlichen Einordnung haben. Dies gilt aber auch umgekehrt: Auch eine Entsendung kann eine Betriebsstätte im Ausland erst auslösen und dies oft unbemerkt. Selbstverständlich behalten wir bei unseren Beratungen auch diesen Fallstrick für Sie im Auge.

Beim Arbeitnehmer spielt die Frage der Besteuerung des Gehalts auf persönlicher Einkommensteuerebene eine Rolle. Dabei sind auch persönliche Faktoren, wie Familie und Wohnsitz in Deutschland zu beachten, die Auswirkungen auf die geeignete Veranlagungsform haben können. Auch in der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers in Deutschland gilt es, Auslandssachverhalte richtig und vollständig darzustellen. Dies übernehmen wir gern für Sie und oft auch im Auftrag Ihres Arbeitgebers.

Bei Mitarbeiterentsendungen ins Ausland sind auch die Auswirkungen auf die Sozialversicherung zu beachten und im Vorfeld zu prüfen. Diese sind nicht immer gleichlaufend mit dem Steuerrecht. Neben der EU-Verordnung über das anzuwendende Sozialversicherungsrecht (Verordnung (EG) 883/2004), hat Deutschland mit vielen Ländern auch Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Zudem hat das deutsche Sozialgesetzbuch einschlägige Regelung zu Entsendungen aus Deutschland (sog. Ausstrahlung) und Entsendungen nach Deutschland (sog. Einstrahlungen) bereit.

Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber ins Ausland entsandt werden, möchten zumeist ihre soziale Absicherung in Deutschland aufrechterhalten. Zudem ist bei mitversicherten Familienangehörigen der Krankenversicherungsschutz zu berücksichtigen. Eine uneingeschränkte Wahlmöglichkeit des Sozialversicherungssystems besteht auf diesem Gebiet allerdings nicht. Vielmehr müssen die vorgenannten nationalen und internationalen Bestimmungen eingehalten werden, um den entsendeten Mitarbeiter auch im zutreffenden Sozialversicherungssystem integrieren zu können und zugleich eine optimale soziale Absicherung für die Familie sicherzustellen. Wir empfehlen daher immer die Einordnung der Sozialversicherungspflicht rechtzeitig vor dem Beginn der Entsendung abzuklären und die damit verbundenen Formalien und Anträge bei den zuständigen Anlaufstellen rechtzeitig stellen zu können.

Im Rahmen des Auslandseinsatzes von Arbeitnehmern wird eine besondere arbeitsvertragliche Gestaltung notwendig, da der Auslandseinsatz des Mitarbeiters in der Regel nicht von dessen bestehendem Arbeitsvertrag gedeckt ist. Hier können ergänzende Entsendevereinbarungen getroffen werden, sodass der inländische Arbeitsvertrag bestehen bleiben kann. Oder es wird ein Ruhen des inländischen Arbeitsverhältnisses vereinbart und für die Zeit der Entsendung ein neuer, befristeter eigener Arbeitsvertrag nach dem Arbeitsrecht des Ziellandes abgeschlossen. Hier bestehen zum Teil länderspezifisch besondere arbeitsvertragliche Anforderungen für den Erhalt eines Arbeitsvisums.

Wesentlicher Bestandteil des arbeitsvertraglichen Anpassungsbedarfs ist die Vergütung des Arbeitnehmers, die sich durch die Entsendung oft verändern wird, auch um finanzielle Anreize zu schaffen und die verschiedenen Kosten einer solchen Entsendung einzubeziehen. In manchen Konstellationen wird gern auf Nettolohnvereinbarungen zurückgegriffen, die dem Arbeitnehmer ein bestimmtes festes Nettogehalt garantieren, also unabhängig von der Höhe der Steuern, Abgaben und sonstigen Belastungen im In- und Ausland.

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