Delegowanie pracowników do Niemiec

Delegowanie pracowników z firm zagranicznych do Niemiec zwykle pociąga za sobą rozległe konsekwencje podatkowe zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. Podstawową kwestią jest zawsze, w którym kraju podlega opodatkowaniu wynagrodzenie (a w którym nie), a wręcz ma miejsce podział prawa podatkowego („podział wynagrodzenia”).

Dla pracodawcy zagranicznego skutkuje to wysokością podatku od wynagrodzeń w kraju ojczystym, w niektórych przypadkach należy także wziąć uwzględnić zobowiązania podatkowe w Niemczech. W takim przypadku, jeżeli w Niemczech wystąpi obowiązek podatkowy, często konieczne jest zwolnienie z odliczenia podatku od wynagrodzenia w kraju ojczystym. Ponadto pojawiają się pytania o klasyfikację w aspekcie podatku od wynagrodzeń dodatkowych kosztów delegowania, takich jak przeprowadzka, koszty podróży, podwyższone lub dodatkowe koszty utrzymania w Niemczech („koszty zamieszkania”), lekcje języka, które często ponosi pracodawca (zwrot kosztów lub świadczenie o wartości pieniądza). W Niemczech istnieje możliwość zwrotu pracownikowi przez pracodawcę różnych kosztów w sposób wolny od podatku.

Delegowanie może również – często w sposób niezauważony – spowodować powstanie stałego zakładu w Niemczech. W takich przypadkach dla zagranicznego pracodawcy mogą w Niemczech wystąpić konsekwencje i obowiązki podatkowe, mogące prowadzić do powstania zobowiązania podatkowego przedsiębiorstwa w Niemczech. W trakcie konsultacji pamiętamy również oczywiście o tej pułapce.

W przypadku pracowników istotną rolę odgrywa kwestia opodatkowania wynagrodzeń na poziomie podatku dochodowego od osób fizycznych. Należy przy tym uwzględniać także czynniki osobiste, takie jak rodzina oraz miejsce zamieszkania w Niemczech i za granicą. W zeznaniu podatkowym pracownika zatrudnionego w Niemczech ważne jest również prawidłowe i kompletne przedstawienie wszystkich zagadnień zagranicznych. Chętnie zrobimy to za Ciebie, także w imieniu Twojego pracodawcy.

W przypadku delegowania pracowników do Niemiec należy uwzględnić i wcześniej sprawdzić także skutki z zakresu ubezpieczenia społecznego. Należy sprawdzić, które prawodawstwo ubezpieczeń społecznych ma zastosowanie. Nie zawsze jest to to samo prawodawstwo, co prawo podatkowe, ponieważ obowiązują czasami odmienne przepisy i zasady ubezpieczeń społecznych. Oprócz stosowania rozporządzenia WE nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego Niemcy zawarły szeregiem krajów osobne umowy o ubezpieczeniu społecznym. Ponadto niemiecki kodeks prawa socjalnego zawiera odpowiednie przepisy dotyczące delegowania z Niemiec (tzw. wypromieniowywania) i delegowania do Niemiec (tzw. wpromieniowywania).

Pracownicy tymczasowo oddelegowani do Niemiec przez pracodawcę zazwyczaj chcą za granicą zachować ubezpieczenie społeczne. W przypadku współubezpieczonych członków rodziny należy także brać pod uwagę zachowanie ubezpieczenia zdrowotnego w kraju pochodzenia. W tej dziedzinie prawa nie ma jednak nieograniczonego wyboru systemu ubezpieczenia społecznego. Należy raczej przestrzegać wyżej wymienionych przepisów krajowych i międzynarodowych, aby móc wintegrować delegowanego pracownika w obowiązujący system ubezpieczenia społecznego i jednocześnie zapewnić optymalne zabezpieczenie socjalne jego rodziny. Dlatego zawsze zalecamy wyjaśnienie statusu obowiązku ubezpieczenia społecznego, zarówno w kraju ojczystym, jak i w Niemczech, w odpowiednim czasie przed delegowaniem, dokonanie z odpowiednim wyprzedzeniem związanych z tym formalności i złożenie wniosków do właściwych organów, a następnie od początku prawidłowe realizowanie koniecznych działań przy tworzeniu listy płac w Niemczech i za granicą.

W kontekście zatrudniania pracowników zagranicznych w Niemczech niezbędna jest specjalna umowa o pracę, ponieważ delegacja pracownika za granicę z reguły nie jest objęta umową obowiązującą. Można w niej zawrzeć dodatkowe uzgodnienia dotyczące oddelegowania – aby zagraniczna umowa o pracę mogła pozostać w mocy. Można także uzgodnić zawieszenie zagranicznego stosunku pracy i na czas delegacji zawrzeć nową umowę o pracę na czas określony, zgodną z niemieckim prawem pracy.

Zasadniczo możliwy jest swobodny wybór prawa pracy, które ma zostać zastosowane. Należy jednak uwzględnić przy tym, że jeżeli praca będzie wykonywana na terenie Niemiec, obowiązywać będą korzystne dla pracownika minimalne standardy niemieckiego prawa pracy. W związku z tym zagraniczne umowy o pracę powinny być sprawdzane pod kątem zgodności z niemieckim prawem pracy, aby w razie potrzeby zachowana została możliwość wprowadzenia niezbędnych lub rozsądnych dostosowań.

Istotnym elementem wymagającym regulacji w umowie o pracę jest wynagrodzenie pracownika, które w związku z oddelegowaniem często ulega zmianie – także w celu stworzenia zachęt finansowych i zawarcia różnych kosztów takiego delegowania. W niektórych sytuacjach chętnie wraca się do umów wynagrodzenia netto, które gwarantują pracownikowi określoną stałą pensję netto, niezależnie od wysokości podatków, płatności i innych obciążeń w kraju i za granicą. Chętnie przedstawimy Ci przykłady umów optymalizujących wynagrodzenie pod kątem podatkowym, wykorzystujących możliwość wolnego od podatku, zryczałtowanego wynagrodzenia, zgodnego z niemieckimi przepisami o podatku od wynagrodzeń. Jeżeli samochód służbowy ma być wykorzystywany głównie w Niemczech, należy też uwzględniać niemieckie przepisy podatkowe i dotyczące prawa pracy w sprawie samochodu służbowego.