Zakładanie przedsiębiorstwa i odziały w Niemczech

Spółka zależna to prawnie samodzielna spółka, którą zazwyczaj tworzy istniejąca spółka krajowa. Utworzenie spółki zależnej (przepisy dotyczące zakładania, rejestracja działalności gospodarczej, wpis do rejestru handlowego) podlega prawu kraju, w którym spółka zależna jest zakładana. Ze względu na prawną niezależność niemieckiej firmy od Twojej spółki zagranicznej można dla przedsiębiorstwa zagranicznego ustanowić odpowiednie ograniczenie odpowiedzialności. Niemiecka spółka działa i rozlicza się samodzielnie, określając w ten sposób swój dochód do opodatkowania, który podlega krajowym przepisom w Niemczech.

Najbardziej rozpowszechnioną formą prawną spółek kapitałowych w Niemczech jest GmbH, prawnie biorąc spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, porównywalna z angielskojęzyczną formą „Limited”. Można także zakładać spółki akcyjne (AG), spółki komandytowe oparte na akcjach, będące specjalną formą spółki europejskiej (SE). Założenie musi się odbyć za pośrednictwem niemieckiego notariusza, następnie spółka musi zostać do kompetentnego rejestru handlowego. W przypadku GmbH minimalny kapitał zakładowy wynosi 25 000 EUR, przy czym w chwili założenia, przy spełnieniu określonych warunków, wpłacona musi zostać jedynie połowa (12 500 EUR).

Szczególną formą jest Unternehmergesellschaft (spółka przedsiębiorców, UG), rodzaj mini-GmbH, która może zostać założona z kapitałem zakładowym od 1,00 EURO. Jednakże każda UG musi 25% rocznej nadwyżki minus przeniesienie straty z poprzedniego roku księgować jako rezerwę utworzoną z zysku, aż osiągnięty zostanie minimalny kapitał zakładowy w wysokości 25 000 EUR.

Zamiennie można wybrać spółkę osobową z ograniczeniem odpowiedzialności lub bez ograniczenia, spółkę komandytową (KG) lub spółkę jawną (OHG). W Niemczech ograniczenie odpowiedzialności w przypadku spółek osobowych jest możliwe dla wspólników tylko wtedy, gdy przynajmniej jeden wspólnik ponosi nieograniczoną odpowiedzialność.

W Niemczech istnieje również forma mieszana, tak zwana GmbH & Co. KG, w której wspólnik odpowiedzialny spółki osobowej (KG) staje się GmbH jako spółka kapitałowa, która nie musi uczestniczyć w majątku i podziale zysków spółki osobowej.

Założenie firmy i procedura w tym zakresie są w Niemczech określone przepisami prawa. Na wykonanie wszystkich czynności przed rozpoczęciem działalności gospodarczej w Niemczech należy zaplanować okres o długości 8 tygodni.

Krótkie omówienie procesu zakładania spółki w Niemczech:

Zgromadzenie założycielskie i uchwalenie statutu Rejestracja spółki w rejestrze handlowym Wpłata kapitału własnego przez wspólników Rejestracja spółki w rejestrze handlowym Rejestracja działalności w lokalnej jednostce administracyjnej Rejestracja podatkowa we właściwym Urzędzie Skarbowym

Niemiecki zakład stały jest prawnie zależną częścią przedsiębiorstwa zagranicznego i jest zdefiniowany w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej według indywidualnie określonych kryteriów, na podstawie których zagraniczna spółka prowadzi działalność gospodarczą w Niemczech. Istotny podatkowo stały zakład nie zawsze wymaga formalnego aktu założycielskiego lub świadomej decyzji przedsiębiorcy. Taki zakład powstaje natychmiast po spełnieniu wymogów prawnych – czy było to zamierzone, czy nie. W związku z tym zakłady są często „odkrywane” dopiero podczas niemieckich kontroli podatkowych. Z tego powodu porady podatkowej warto zasięgnąć przy rozpoczynaniu jakiejkolwiek działalności za granicą – także w celu uniknięcia nieświadomego założenia stałego zakładu. Na założenie stałego zakładu w Niemczech można się również zdecydować świadomie, poprzez wpisanie oddziału przedsiębiorstwa zagranicznego do niemieckiego rejestru handlowego.

Dla stałego zakładu przyjmuje się, że musi on płacić podatek od zysków w kraju rezydencji. Taka jest konsekwentnie treść regulacyjna odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Niemcy zawarły z innymi krajami. Ze względu na brak niezależności prawnej musi jednak dla celów podatkowych nastąpić rozgraniczenie zysków i podział zysków między zagraniczną siedzibą główną a niemieckim zakładem stałym.

Uniknięcie podwójnego opodatkowania musi wtedy zostać przeprowadzone przez jednostkę dominującą – zwykle poprzez zwolnienie wyniku zakładu za granicą. Trudność, a właściwie wyzwanie księgowe, polega na tym, że podział zysków między spółką dominującą a stałym zakładem ma charakter czysto podatkowy. W zgodnym z prawem handlowym rocznym sprawozdaniu finansowym wynik zakładu pozostaje częścią zysku lub straty spółki. Ponadto dokonany podział osiągniętych zysków musi sprostać wymogom kontroli organów podatkowych obu krajów.

W kontekście zaangażowania za granicą czasami wspomina się o tzw. przedstawicielstwie (Rep-Office), które nie jest opodatkowane w Niemczech. Niemieckie prawo podatkowe i prawo handlowe nie znają pojęcia „przedstawicielstwo”. Taka jednostka organizacyjna nie występuje także w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zakłada się, że albo spełnione są warunki dotyczące podatkowo znaczącego stałego zakładu albo nie. Przedstawicielstwo można zatem zdefiniować w sposób negatywny, jako obiekt działalności gospodarczej w Niemczech, który merytorycznie nie spełnia jeszcze warunków stałego zakładu – tak jak salon wystawowy lub punkt kontaktowy dla klientów bez upoważnienia do zawierania umów. Decydującym czynnikiem nie jest w tym jednak przypadku formalna nazwa, lecz rzeczywiste okoliczności i z naszego doświadczenia wynika, że jeżeli przedstawicielstwo nie zostanie jednoznacznie zorganizowane, może szybko stać się (ukrytym) zakładem.

Po podjęciu decyzji o odpowiedniej formie prawnej należy przeprowadzić wymagane w Niemczech działania. Stworzenie realnego harmonogramu zapewnia bezpieczeństwo planistyczne: uzyskanie na czas wszystkich wymaganych w Niemczech rejestracji i pozwoleń oraz wypełnianie od początku wszystkich zobowiązań podatkowych. Wszystkie zgłoszenia i formalności, wymagania dotyczące nazwy firmy oraz informacje na drukach firmowych podlegają oczywiście przepisom niemieckim a wymaganym językiem urzędowym jest zasadniczo niemiecki.

Oprócz formalnych czynności związanych z utworzeniem przedsiębiorstwa, częściowo za pośrednictwem niemieckich notariuszy oraz rejestru handlowego, w Niemczech należy również zarejestrować firmę w lokalnej jednostce administracji oraz podatkowo w lokalnym Urzędzie Skarbowym. Należy tam podać informacje dotyczące przewidywanych zobowiązań podatkowych: podatku dochodowego, podatku od wynagrodzeń, podatku VAT.

W każdym razie ważne jest, aby na początku działalności założyć dla spółki zależnej albo zakładu odpowiednią księgowość lub przynajmniej tzw. shadow accounting (księgowanie w cenach dualnych) również po to, aby spełniać niemieckie wymogi podatkowe. Dotyczy to terminowego składania bieżących zgłoszeń dot. podatku od towarów i usług, zgłaszania podatku od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne oraz zakładowych deklaracji podatkowych. Ponadto zagraniczną księgowość należy skoordynować tak i podjąć w niej takie działania, aby w przypadku powstania zakładu albo spółki zależnej móc wyciągnąć odpowiednie konsekwencje handlowe i podatkowe (ceny transferowe, alokacja aktywów, koszty nabycia).