Oprichting van een bedrijf en vestigingen in het buitenland

Een dochteronderneming is een juridisch onafhankelijke onderneming die meestal door de bestaande binnenlandse onderneming wordt opgericht. De oprichting van een dochteronderneming (oprichtingsreglement, bedrijfsregistratie, inschrijving in het handelsregister) is onderworpen aan het recht van het land waar de dochteronderneming is opgericht. Door de juridische onafhankelijkheid van de Duitse onderneming ten opzichte van uw buitenlandse onderneming kan een overeenkomstige beperking van de aansprakelijkheid voor de buitenlandse onderneming worden vastgesteld. De Duitse onderneming opereert en stelt haar eigen balans op en bepaalt zo haar belastbare winst, die onderworpen is aan de nationale regelgeving in Duitsland.

De meest voorkomende rechtsvorm in Duitsland is de GmbH, die wettelijk kan worden opgericht als een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid die vergelijkbaar is met een buitenlandse naamloze vennootschap. Daarnaast kunnen vennootschappen op aandelen (AG), commanditaire vennootschappen op aandelen (Kommanditgesellschaften auf Aktien) en de bijzondere vorm van de Europese Vennootschap (SE) worden opgericht. De oprichting moet worden uitgevoerd door een Duitse notaris en moet worden ingeschreven in het plaatselijke handelsregister. In het geval van de GmbH bedraagt het minimum aandelenkapitaal EUR 25.000, hoewel slechts de helft van dit bedrag (EUR 12.500) bij de oprichting van de onderneming moet worden gestort, zelfs onder bepaalde voorwaarden.

Als bijzondere vorm is er de Unternehmergesellschaft (UG), een soort mini-GmbH, die kan worden opgericht met een aandelenkapitaal van 1,00 EUR of meer. Elke UG moet echter 25% van de jaarlijkse nettowinst, verminderd met het overgedragen verlies van het vorige jaar, opzijzetten als inkomstenreserve tot het minimumkapitaal van 25.000 euro is bereikt.

Als alternatief kan worden gekozen voor een maatschap met of zonder beperkte aansprakelijkheid, de commanditaire vennootschap (KG) of de vennootschap onder firma (OHG). In Duitsland is de beperking van de aansprakelijkheid voor partners in personenvennootschappen alleen mogelijk als ten minste één partner onbeperkt aansprakelijk is.

Bovendien bestaat er in Duitsland een gemengde vorm, de zogenaamde GmbH & Co KG, waarbij de aansprakelijke partner van de maatschap (KG) een GmbH wordt als kapitaalvennootschap, die niet hoeft te participeren in het vermogen en de winstuitkering van de maatschap.

De oprichting van een bedrijf en de procedure hiervoor zijn in Duitsland wettelijk voorgeschreven. Om alle stappen voor de start van de ondernemersactiviteit in Duitsland te kunnen uitvoeren, moet een doorlooptijd van 8 weken worden gepland.

Overzicht van de procedure voor de oprichting van een bedrijf in Duitsland:

Oprichtingsvergadering en besluit van de statuten Registratie van de vennootschap bij het handelsregister Storting van eigen vermogen door aandeelhouders Registratie van de vennootschap bij het handelsregister Bedrijfsregistratie bij de lokale gemeentelijke overheid Belastingregistratie bij het bevoegde belastingkantoor

The most common legal form of corporations in Germany is the GmbH, which can be legally founded as a limited liability entity (corporation), similar to a foreign limited company. Besides, stock corporations (AG), limited partnerships based on shares, the special form of the European company (SE) can be founded. The establishment of the company necessarily takes place via a German Notary and it must be entered in the regional commercial register (register of companies). In the case of a GmbH, the minimum share capital is EUR 25,000, although only half (EUR 12,500) has to be paid in when establishing the company under certain conditions.

As a special form, there is the entrepreneurial company (UG), a kind of mini-GmbH, which can be incorporated with a share capital starting from EUR 1.00. However, each UG has to appropriate 25% of its net annual income minus the loss carryforward from the previous year as retained income until the minimum share capital of EUR 25,000 is reached.

Alternatively, a partnership with or without limitation of liability limited partnership (KG) or general partnership (OHG) can be opted. In Germany, the limitation of liability for partnerships for partners is only possible if at least one partner has unlimited liability.

Besides, there is a hybrid form in Germany, the so-called GmbH & Co. KG, in which the liable partner of the partnership (KG) is a GmbH as a capital company that must not participate in the assets and profit distribution of the partnership.

The establishment of a company and the procedure for this are legally stipulated in Germany. In order to carry out all steps before the start of entrepreneurial activity in Germany, there must be 8 weeks of forward planning.

Overview of the process of setting up a company in Germany:

Founding meeting and resolution of the Articles of Association, Registration of the company in the commercial register (Register of Companies). Payment in equity by shareholders. Registration of the company in the commercial register (Register of Companies). Business registration with the local municipal administration. Tax registrations at the competent tax office

Een Duitse vaste inrichting daarentegen is een juridisch afhankelijk onderdeel van de buitenlandse onderneming en wordt in de verdragen inzake dubbele belastingheffing gedefinieerd als een vaste bedrijfsvestiging volgens individueel gedefinieerde criteria, waardoor een bedrijfsactiviteit van de buitenlandse onderneming in Duitsland wordt uitgeoefend. Voor een vaste inrichting voor belastingdoeleinden is niet altijd een formele oprichtingsakte of een bewuste beslissing van de ondernemer vereist. Een dergelijke vaste inrichting komt tot stand zodra aan de wettelijke vereisten is voldaan, of dit nu opzettelijk is of niet. Vaste inrichtingen worden daarom vaak alleen door Duitse belastingcontroles ontdekt. Daarom moet bij het begin van elke buitenlandse activiteit belastingadvies worden ingewonnen, ook om te voorkomen dat er onbewust vaste inrichtingen worden opgericht. Een vaste inrichting in Duitsland kan echter ook bewust worden gekozen door een filiaal van de buitenlandse vennootschap in het Duitse handelsregister te registreren.

Voor een vaste inrichting geldt dat zij belasting moet betalen over haar winst in de staat waar zij gevestigd is. Dit is consequent de regelgevende inhoud van de relevante overeenkomsten inzake dubbele belastingheffing die Duitsland met andere landen heeft gesloten. Vanwege de juridische onafhankelijkheid van de vaste inrichting moet de winst echter worden uitgesteld en fiscaal worden verdeeld tussen de buitenlandse moedermaatschappij en de Duitse vaste inrichting.

De voorkoming van dubbele belasting moet dan door de moedermaatschappij worden uitgevoerd - meestal door de winst van de vaste inrichting in het buitenland vrij te stellen. De moeilijkheid of de boekhoudkundige uitdaging ligt in het feit dat de verdeling van de winst tussen de moedermaatschappij en de vaste inrichting een zuiver fiscale overweging is. In de jaarrekening volgens het handelsrecht blijft de winst van de vaste inrichting deel uitmaken van de winst of het verlies van de onderneming. Bovendien moet de winstdeling de controle van de belastingdienst in beide landen kunnen doorstaan.

In verband met een buitenlands engagement wordt soms een zogenaamd vertegenwoordigingskantoor (rep office) genoemd, dat in Duitsland niet belast wordt. De term "vertegenwoordigingskantoor" bestaat niet in het Duitse belasting- of handelsrecht. Deze entiteit speelt ook geen rol in overeenkomsten ter voorkoming van dubbele belastingheffing. Ofwel is voldaan aan de voorwaarden van een fiscaal relevante vaste inrichting, ofwel niet. Het vertegenwoordigingskantoor zou dus negatief kunnen worden gedefinieerd, in die zin dat het gaat om een bedrijfsvestiging in Duitsland die inhoudelijk nog niet voldoet aan de eisen van een vaste inrichting, zoals een showroom of een contactpunt voor klanten zonder enige volmacht. Het is echter niet de formele aanwijzing die hier doorslaggevend is, maar de feitelijke omstandigheden, zodat vanuit onze ervaring in de praktijk een dubbelzinnig vormgegeven vertegenwoordigingskantoor snel kan leiden tot een (verkapte) vaste inrichting.

Zodra het besluit over de juiste rechtsvorm is genomen, worden in Duitsland de nodige stappen gezet. Het opstellen van een realistisch tijdschema biedt zekerheid bij de planning, zodat alle in Duitsland vereiste registraties en goedkeuringen tijdig worden verkregen en alle fiscale verplichtingen van meet af aan kunnen worden nagekomen. Alle registraties en formaliteiten, specificaties voor bedrijfsnaam, gegevens over zakelijke brieven zijn uiteraard onderworpen aan de Duitse regelgeving en in de regel van de vereiste taal naar het Duits als officiële taal.

Naast de formele stappen voor de oprichting van een bedrijf, deels via Duitse notarissen en het handelsregister, moet er ook een bedrijfsregistratie worden gemaakt bij de plaatselijke gemeente en een belastingregistratie bij het plaatselijk verantwoordelijke belastingkantoor in Duitsland. Hier moet informatie worden verstrekt over de verwachte belastingverplichtingen, zoals winst, loon- en omzetbelastingaangiften.

Het is in ieder geval van belang om vanaf het begin van de activiteit een passende boekhouding of ten minste een schaduwboekhouding voor de dochteronderneming of vaste inrichting op te zetten, ook om te kunnen voldoen aan de fiscale eisen in Duitsland. Dit betreft het tijdig indienen van actuele BTW-aangiftes, het rapporteren van loon- en sociale premies en het doen van aangiftes vennootschapsbelasting. Daarnaast moeten ook in de buitenlandse boekhouding aansluitingen en maatregelen worden genomen om in het geval van vaste inrichtingen of dochterondernemingen de juiste consequenties te kunnen trekken uit het commerciële en fiscale balansrecht (verrekenprijzen, toewijzing van activa, acquisitiekosten).